Informasjonsskriv juni 2021 – kommunikasjon og dialog

Kjære beboere i Frydenberg Borettslag.I april var det generalforsamling der to nye styremedlemmer ble valgt. Styret ønsker å bedre kommunikasjon og dialog mellom styret og beboere, som i perioder har vært utfordrende. Vi håper informasjonen her vil gjøre det enklere for beboere å komme i kontakt med styret, og synliggjøre hvilke saker styret prioriterer og jobber med. Det nye styret ønsker god dialog med beboerne, primært knyttet til drift og forvaltning av vårt borettslag, som også er styrets hovedoppgave. 2020/2021 har vært et annerledes år der vi har tilbrakt mer tid i hjemmet enn normalt, og styret ønsker å bidra til et velfungerende borettslag.

Styret for 2021/2022

Renè Saas
Ingrid Sletten
Nina Klose
Marit Valen-Sendstad
Jarle Larsen

Kommunikasjon mellom styret og beboere

Kommunikasjon og dialog mellom styret og beboere har til tider vært uklart, og styret ønsker derfor å tydeliggjøre dette slik at kommunikasjonen mellom beboere og styret blir bedre og mer forutsigbart fremover.

Vibbo – primær informasjonskilde og kommunikasjonskanal for borettslaget
· Henvendelser og dialog mellom styret og beboere foregår via Vibbo
· Informasjon om borettslaget som vedtekter, kontaktinformasjon, praktiske saker, etc.
· Formell og uformell dialog og informasjonsutveksling mellom alle i borettslaget
· Søknader og andre henvendelser som fremleie, parkering, hushold, postkasseskilt, etc.
· Nyheter, infoskriv og andre saker som styret publiserer

Styret anbefaler beboere å gjøre seg kjent med Vibbo og laste ned appen dersom det ikke allerede er gjort.

Facebook – uformell dialog mellom beboere
· Facebook er borettslagets kanal for uformell dialog mellom beboere
· Styret besvarer ikke henvendelser via Facebook
· Styremedlemmer uttaler seg som privatpersoner på Facebook, og ikke som en del av styret

Hjemmeside – offentlig informasjon
· Borettslagets hjemmeside (https://frydenbergborettslag.no/) er en offentlig åpen nettside, og skal derfor kun brukes for generell informasjon om borettslaget i fremtiden.
· Informasjon og dialog som er forbeholdt beboere flyttes over til Vibbo. Det betyr at bestilling av postkasseskilt, husregler, vedtak, og annen informasjon om saker og prosjekter som innbrudd, parkeringsregler, etc. finnes og oppdateres på Vibbo

E-post – dialog mellom styret og eksterne parter
· Borettslagets e-post benyttes i ekstern kontakt med leverandører, kommune, etater, etc., og ikke i dialog og kommunikasjon med beboere

Prioriterte saker og forventet behandlingstid
· Styret prioriterer å svare på saker som omhandler borettslagets bygningsmasse, drift, forvaltning, ulike søknader og eventuelle innmeldte feil og mangler
· Styret forsøker å svare på alle henvendelser via Vibbo innen 14 dager, men dette kan avvike